Escritórios virtuais e coworking se prepararam para pós pandemia

Cerca de 85 escritórios de coworking e virtuais existentes em Aracaju estão com as portas fechadas há quase um mês, atendendo a decretos estadual e municipal devido à pandemia no novo coronavírus (covid-19). Sem nenhuma perspectiva de quando os estabelecimentos poderão ser reabertos, os empresários do setor apostam na inovação para atrair, não só os antigos, mas novos clientes, fazendo-os sair do home office.

Assim que foram publicados os decretos determinando o isolamento social e o fechamento do  comércio, o empresário Rosivaldo Andrade do Nascimento,  pioneiro no segmento de coworking em Sergipe, fechou as portas. Há 20 anos dirigindo o Portal Escritório Virtual  foi a primeira vez que ele viu acontecer algo tão atípico. “No primeiro momento houve  cancelamento de contratos. Todos nós fomos apanhados de surpresa e entramos em choque. Estamos no vermelho, não temos como pagar nossas contas”, lamenta.

Leia também: Crescem os trabalhos em home office e as videoconferências; pandemia mudou rotinas

Mas como tristeza não paga dívida,  Rosivaldo diz que quando tudo isso passar, ou seja, a pandemia, ele imagina que o setor vai ressurgir de forma positiva. “Neste primeiro momento, todos obrigatoriamente estão em home-office, só que isso tira a disciplina, a pessoa perde a noção de espaço. É esse momento que entrará o escritório virtual, porque ela vai cansar de estar em casa. No espaço compartilhado, ela faz network, mantém contato com outros empresários”, aposta Rosivaldo.

Mas não basta apenas acreditar que dias melhores virão, tem que se preparar. “Quando os meus clientes chegarem, pós pandemia, vão encontrar um outro escritório: mais uma sala, a recepção está sendo reestruturada. Espero concluir essas obras de construção civil o quanto antes”, afirmou.

Ambiente agradável

Os empresários Carlos Elpídio Prado e Viviane Machado, da Job Connect – Coworking e Escritório Virtual –  disseram que prepararam “um ambiente agradável e seguro para  atender  a todos, seja como empreendedor individual, autônomo ou uma equipe de colaboradores, no qual você encontra suporte para garantir produtividade sem as distrações de trabalhar em casa, bem como conforto para atender seus clientes”.

O casal afirmou que, assim como todos os outros negócios, o de coworking e escritório virtual, também estão passando por adaptações diante da pandemia. “Primaremos pela saúde dos colaboradores e nossos usuários para que consigamos enfrentar mais este desafio. As formas de relacionamentos serão remodeladas e auxiliaremos nossos clientes a usarem ferramentas para se adaptarem a este novo modelo de trabalho”, disse o casal.

Assim como Rosivaldo Andrade, Carlos Elpidio e Viviane Machado acreditam que a  permanência do trabalho em home office  se tornará insustentável num determinado momento.   “As estruturas deverão se tornar híbridas, as posições de trabalho terão rotatividade, os escritórios deverão reduzir seus espaços (eles são a segunda maior despesa), colaboradores deverão alternar entre suas casas e estruturas compartilhadas próximas a elas para interagirem com outros profissionais, terem reuniões de trabalho com seus clientes e equipes”, acredita o casal de empresários.

Não é de hoje que algumas empresas tinham planos de colocar servidores em home office, mas só ocorreria a partir de 2021. Porém a pandemia obrigou muitas instituições, a exemplo de bancos públicos, a se anteciparem. E para isso, o CEO da empresa teve que confiar nas equipes de trabalho em suas casas, auxiliando-os a manterem o foco e se organizarem para o trabalho remoto mantendo a disciplina.

“Com a chegada do vírus empresas em todo o mundo se viram na necessidade de continuar sua produtividade levando seus funcionários a um outro nível, o home office. Os menos impactados foram as indústrias, empresas de comunicação e as tidas como essenciais à sobrevivência da população. Uma antecipação de mindset foi instaurada e provocou uma rápida adaptação aos negócios e relacionamento entre empresas, funcionários e clientes”, explicou Carlos Elpidio.

Não dispensou

Há seis meses no ramo, o empresário José Américo dos Santos, da Eco Galeria Laranja Lima, não sofreu um impacto muito grande com o fechamento do estabelecimento, pois, ainda, estava buscando ocupar os espaços.  Ele não chegou a dispensar os dois funcionários, mas reduziu o trabalho e, como muitos, ainda não sabe quando retornará à carga total.

“Estou com meu empreendimento todo pronto.”. Ele aposta num decreto do Governo do Estado flexibilizando a abertura destes negócios, como fez na semana passada com hotéis, motéis, pousadas, dentre outros. “É urgente a abertura dentro do ponto de vista econômico, pois está muito complicado”, afirmou José Américo.

Para a fase de pós pandemia, o empresário já tomou a decisão de colocar um ecossistema nos negócios para atrair a clientela. “Não é só alugar salas, mas gerar conhecimento e negócios. O home office tem um impacto inicial, mas  a casa não é apropriada para trabalho. Nem todos têm um lugar sossegado e todos vão voltar para os escritórios virtuais. É  uma questão cultural”, aposta.

Chamar de seu

Também há menos de um ano no segmento, Brunna Paiva de Amorim acredita que nem tudo se resume no home office e as pessoas retornarão aos escritórios virtuais. E como não há uma previsão para reabertura destes serviços, Brunna está com receio de trabalhar a parte de marketing da empresa, a Top 360, em sua agência de publicidade, a Oba. “Nós não nos preparamos para viver algo desse porte. Estamos todos parados”, lamenta.

Enquanto a Top 360  não abre, Brunna cuida da manutenção do empreendimento  e atua nas redes sociais das empresas de sua propriedade.  Cuidadosa, ela  acredita que os próximos meses pós pandemia serão de insegurança em todos os aspectos.

“Mas, com  certeza as pessoas virão nos procurar, porque o home office não se aplica 100%. Todo mundo precisa de um lugar para chamar de seu e o coworking vem fazer esse papel.  E quem tem foco no trabalho vai se reerguer. As pessoas vão olhar para dentro de suas empresas, enxugar despesas e seguir em frente. O coworking é um sistema facilitador para isso, porque você só vai pensar em atender o seu cliente da melhor forma possível”, acredita.

“Sem a inovação, sem a criatividade, teremos muitas dificuldades”

O ex-presidente da Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais (Ancev), atual membro do conselho consultivo, Ernísio Martines Dias, acredita que as pessoas trabalhando em home office poderão ter queda de produtividade e criatividade e que somente 30% delas manterão esse esquema de trabalho pós pandemia do coronavírus.  Ele deu um recado incisivo para os executivos, sejam eles filiados a Ancev ou não, para o retorno ao trabalho quando houver liberação das autoridades médicas: “sem inovação, sem criatividade, teremos dificuldades”. Ernísio diz, ainda, que para os empresários acostumados a reuniões em coworking e escritórios virtuais, fazer network, trocar experiências com outros pares é extremamente importante. Esta semana, Ernísio conversou um pouco com o Só Sergipe sobre o momento em que vivem os empresários do setor.

SÓ SERGIPE – Como será o retorno dos negócios para este setor, já que muita gente, neste momento, está em home office?

ERNÍSIO  DIAS – O home office, há muito tempo, vem sendo usado com dificuldades, eu diria com mais prejuízos do que benefícios. Uma boa gama de trabalhadores, falando somente de atividades de escritórios, possui grandes dificuldades de se adaptarem ao convívio do home pela interferência do ambiente nas atividades, seja reduzindo a produtividade ou a criatividade.

SS – A pouca produtividade seria pela não adaptação ao home office?

ED – A redução de produtividade e criatividade, com o passar dos anos, foi criando um estigma ao home office, fazendo com que muitos que mesmo nunca o terem utilizado, já partiam para a condição de que “não me adapto” e pronto. Vem um pouco daí o grande sucesso do coworking. Com a obrigatoriedade da quarentena, muitos foram obrigados a testar, e viram que na verdade não é tão ruim assim. Por outro lado, desaparece um pouco aquela “timidez” de se sentir o “patinho feio” por usar home office, pois já que todos estão sendo obrigados a usar, “não sou o único”.

SS-  Mas alguns podem se adaptar e não voltar para os escritórios?
ED – Podemos prever que um bom percentual, eu diria, algo próximo dos 30%, poderão não ter mais interesse em voltar para os escritórios convencionais. Se adaptaram. Mas, depois disso, vem aqueles probleminhas lá do passado. Por exemplo, como vou receber um cliente? A mobília, não é exatamente ergonômica como era a do escritório. Começo a fazer atividades do lar, ao invés de realizar o trabalho, e por aí afora. Novamente está lá a solução esperando. O escritório virtual. Ajuda muito nessas situações. O coworking ajuda a não se sentir isolado das opiniões de outros em um network. O homem é naturalmente um animal sociável. Isso não vai mudar, ao menos por enquanto.

SS – O home office será uma tendência?
ED – Sim, como concluímos acima, vemos que sempre foi uma tendência, mas nunca explodiu de fato. Em 1997, tivemos um grande evento em São Paulo com o cunho base do home office. Foram apresentados vários modelos das novas tendências. Todos eles despontavam como novas alternativas para o futuro do trabalho. O home office estava em alta, como uma grande tendência, mas tínhamos os businesses centers, o space-planing, o telecomuting e os escritórios virtuais, os quais fui encarregado de defender, pois estava iniciando o nosso segmento aqui no Brasil. E a conclusão em uma mesa redonda ao fim do simpósio foi que nenhum desses modelos sobreviveria sozinho. Porque todos apresentavam suas vantagens e benefícios, mas deixavam aparecer seus pontos fracos em que o outro sistema dava a cobertura. E é isso que até hoje acontece.

SS – O que fazer para atrair antigos e novos clientes?
ED – Sendo bastante direto, a fórmula é universal. Qualidade, qualidade e qualidade.

SS – Qual será o diferencial ?
ED – Mostrar que o espaço apresenta total segurança, com tudo aquilo que sempre foi necessário e agora se soma a segurança com a saúde dos integrantes.

SS – Que orientação o senhor dá para  os  empresários filiados a Ancev neste momento?
ED – Não só aos afiliados a Ancev. Aprendemos desde os já longínquos anos 90, que o nosso segmento venderia “flores e lenços”. Na ascensão da economia, os empreendedores que não querem ou não podem investir muito, nos procuram, pois somos uma alternativa bem viável para vários nichos de mercado. Nas crises também somos bem-vindos por aqueles que estão nos modelos convencionais e começam a rever seus custos, chegam a nós também como uma boa alternativa de se manterem em uma infraestrutura robusta e com custos reduzidos. Catamos laranjas dos dois lados da estrada. Se a economia cresce extremamente rápida, um grande percentual sai da posição de empreendedor e vai direto para o convencional ou pelo menos para o modelo mais confortável sem se preocupar muito com o custo, fazendo um by-pass pelo nosso modelo intermediário. Se a recessão se apresenta, a curva se inverte e começamos a perder aqueles pequenos que optaram pelo nosso modelo, mas não haviam subido para o convencional, mas em contrapartida, começamos a receber aqueles que estavam no convencional e reavaliam, fazendo a opção por nós. No entanto, alerto aos mais otimistas para se manterem com os pés no chão e tomarem cuidado com a euforia.

Há neste caminho um degrau que aumenta ou diminui com a severidade da curva tanto em ascensão como em declínio. Desta forma teremos que ser muito, mas muito mais criativos do que pensávamos em ser antes desta fatal situação. Sem a inovação, sem a criatividade, teremos muitas dificuldades. Portanto aquele que se preparou para o pior e encontre as saídas corretas, estará na frente daquele que achou que tudo será como antes, e bastará passar a tempestade que teremos a bonança.

O que é coworking?

Para aqueles que não conhecem este termo coworking,  Carlos Elpidio explica: “ é um ambiente compartilhado que além de ser adaptado ao trabalho, ajuda a manter o foco e favorece o networking com outros profissionais de diversas áreas. Existem milhares de ambientes como estes no Brasil e no mundo, e Aracaju não fica de fora.

Costuma-se dizer que não existe um ambiente melhor do que o outro, mas, existe a sinergia do ambiente com o seu usuário, o coworker, que o escolhe por proximidade de sua casa, dos seus clientes, formato do ambiente, acesso, enfim, ele vai procurar aquele espaço que atenderá melhor suas necessidades. Neste caso, o aracajuano tem espaços excelentes para pesquisar.